Kupovina je komponenta SAP MM modula i njen postupak može biti okvirno prikazan na donjem dijagramu.
MRP (planiranje materijalnih resursa) kreira prijedlog nabave i kasnije se pretvara u zahtjev za kupnju. Sljedeći korak je dodjeljivanje izvora Purchase Requisition i puštanje Purchase Requisition. PR se pretvara u narudžbenicu i po primitku robe može se izvršiti račun za dovršetak postupka kupnje. Dodatno se obrađuje uplata (u FI modulu).
Nabava ne mora započeti MRP, ona se može pokrenuti planiranjem na temelju potrošnje ili izravnim stvaranjem PR-a ili PO-a.
MRP je sistemska funkcija za određivanje zahtjeva za materijalom i na razini materijala i na razini BoM-a. BoM (Bill of Materials) je popis komponenata i potkomponenata od kojih se sastoji jedan materijal.
Jedan od pukih osnovnih dokumenata u Nabavi u SAP-u je zahtjev za kupnju.
Zahtjev za kupnju
Zahtjevi za kupnju mogu se automatski stvoriti putem sustava ili ručno. Mogu se pretvoriti u narudžbenice, ali samo nakon puštanja (odobrenje zahtjeva za kupnju).
U ovoj ćemo lekciji pokriti nekoliko tema koje vam mogu pomoći u razumijevanju i stvaranju zahtjeva za kupnju.
Rasponi brojeva u zahtjevima za kupnju potrebni su baš kao i u drugim dokumentima, radi dodjeljivanja broja dokumenta novostvorenim dokumentima.
Kasnije se ti rasponi brojeva dodjeljuju različitim vrstama dokumenata koje možemo definirati za upotrebu u obradi zahtjeva za kupnju.
Također ćemo pokriti broj za praćenje zahtjeva koji je u osnovi kombinacija brojeva / slova koji se može jedinstveno dodijeliti više dokumenata kako bi se pratili određeni važni zahtjevi.
Vidjet ćete kako funkcionira određivanje izvora i zašto je korisno, kao i kako taj izvor može biti dodijeljen našem dokumentu o kupnji.
Na kraju ćete saznati kako obraditi zahtjev za kupnju, od njegovog stvaranja do pretvaranja u narudžbenicu.
Rasponi brojeva za kupnju
Dodjela raspona brojeva za radove na nabavi za vrstu dokumenta. Nekoliko različitih raspona brojeva može se stvoriti i nakon toga dodijeliti određenoj vrsti zahtjeva za kupnju.
To se radi u prilagodbi. Vrste dokumenta za zahtjev mogu imati dodijeljena dva raspona brojeva. Svakoj vrsti dokumenta dodijeljen je jedan unutarnji i jedan vanjski raspon. Sustav automatski povećava unutarnje brojevne brojeve, a vanjske se dodjeljuju ručno.
Zaslon u nastavku predstavlja popis raspona brojeva za zahtjev za kupnju.
Od broja je prvi broj u rasponu, Do broja je zadnji dostupni broj, a trenutni broj je posljednji dodijeljeni dokument.
Uz to, postoji potvrdni okvir koji pokazuje je li ovo vanjski raspon brojeva.
Na primjer, interni raspon brojeva može se definirati kao raspon od 20000000 do 30000000, u ovom će se slučaju dokumenti tipa dokumenta kojem je dodijeljen ovaj interval numerirati počevši od 20000001 i uvećati za 1 za svaki novi dokument. Posljednji broj dostupan za ovaj interval bit će 30000000, a ako vaši dokumenti popunjavaju cijeli raspon brojeva, to se mora proširiti. Rijetko će se to dogoditi jer bi to značilo da imate 10 milijuna dokumenata za zahtjev za kupnju.
Definicija vrste dokumenta
Definicija vrste dokumenta radnja je definiranja različitih vrsta dokumenata za zahtjev za kupnju. Korisno je za grupiranje zahtjeva za kupnju i detaljnije određivanje njegove upotrebe. Na primjer, možemo imati standardne PR-ove, podugovaranje i prijenos dionica. Svaka vrsta dokumenta odgovara posebnoj potrebi i konfigurirana je za upotrebu na taj način.
U definiciji vrste dokumenta možete definirati brojne mogućnosti. Brojevni intervali (unutarnji i vanjski), interval stavke, tipka za odabir polja, kontrolno svjetlo, pokazatelj ukupnog otpuštanja (definira hoće li se sve stavke u PR-u objaviti istovremeno ili pojedinačno).
Standardna vrsta dokumenta zahtjeva za kupnju u SAP-u definirana je u svim instalacijama kao NB.
Broj za praćenje zahtjeva
Ovaj se broj koristi za praćenje određenih zahtjeva. Može se unijeti tijekom izrade zahtjeva za kupnju i kopira u dokument narudžbenice. Održava se na razini stavke i stavke se mogu odabrati prema ovom broju u nekoliko izvještaja poput MELB-a .
- Izvršite MELB transakciju.
- Pritisnite gumb Odaberi .
Kad kliknete Nastavi , vratit ćete se na početni zaslon za odabir ... Također imate razne opcije odabira i trebali biste odabrati najprikladnije opcije za sužavanje pretraživanja.
- Unesite brojeve za praćenje zahtjeva.
- Izvršiti.
Prikazat će vam se popis dokumenata koji sadrže broj za praćenje.
Određivanje izvora
Određivanje izvora pomaže u pronalaženju najprikladnijeg izvora za neki zahtjev, na primjer, može predložiti okvirni sporazum, koji se interni izvor nabave (postrojenje) ili dobavljač može koristiti za naručivanje određenih materijala u određeno vrijeme.
Određivanje izvora uzima različite podatke kao parametre za stvarni postupak određivanja. To uključuje okvirni ugovor, informativni zapis o kupnji, pogon u našoj tvrtki, aranžman kvota, popis izvora.
Sve se to uzima u obzir prilikom određivanja najboljeg mogućeg izvora za zahtjev.
Prva provjera vrši se putem aranžmana kvota gdje sustav utvrđuje postoji li prikladan izvor s odgovarajućim rasporedom kvota za materijal, a ako se pronađe odgovarajući izvor, odabire se i prekida se dodatno traženje izvora.
Ako nije, sustav uzima u obzir popis izvora i tamo traži valjane izvore. Popis izvora sastoji se od fiksnih i blokiranih zapisa. Fiksne evidencije su za fiksne dobavljače za određeni materijal koji vrijedi određeno razdoblje. Blokirani zapisi se ne mogu koristiti kao izvor dok su u ovom statusu.
Napokon, sustav pregledava okvirni sporazum i informativni zapis za vjerodostojne izvore i dodjeljuje im zahtjev. U prethodnoj ste lekciji vidjeli što je zapis o kupnji, a okvirni ugovor je ugovor o rasporedu ili ugovor koji se također koristi u postupku utvrđivanja izvora kao ulazne informacije.
Da biste koristili određivanje izvora, morate označiti potvrdni okvir Odredite izvor na početnom zaslonu zahtjeva za kupnju.
Dodjela izvora
Sustav može izvršiti dodjelu izvora u pozadini ili u prvom planu.
Ako se pretraga vrši u prvom planu, a pronađe se više valjanih izvora, pojavit će se popis za odabir s kojeg bi korisnik trebao odabrati odgovarajući izvor. Ako se pronađe samo jedan prikladan izvor, automatski se dodjeljuje.
Ako se pretraživanje vrši u pozadini, mora se odrediti jedan izvor i kako bi se postiglo da sustav izvršava različite funkcije u pretraživanju.
Na primjer, okvirni sporazumi imaju prioritet nad izvorom zapisa podataka o kupnji, a u slučaju sukoba odabire se izvorni ugovor.
Ako se u okvirnim ugovorima pronađe više valjanih izvora, jedinstveni valjani izvor bit će onaj za redovnog dobavljača, a ako niti jedan zapis nije za redovitog dobavljača, izvor će se morati odrediti ručno.
Možete vidjeti kako sustav nudi dva izvora, od kojih ručno moramo odabrati bolji.
