Upravljanje troškovima projekta
Upravljanje troškovima projekta definirano je kao postupak planiranja i kontrole troškovno učinkovite provedbe projekta. Definira koji su troškovi potrebni za svaku isporuku. Trošak projekta može se procijeniti iz različitih procesnih izvora (primjeri u nastavku)
- Stvaranje strukture raščlanjenja rada (WBS)
- Razviti raspored
- Planirajte ljudske resurse
- Utvrđivanje rizika
Ulazi u upravljanje troškovima uključuju,
- Plan upravljanja projektom
- Povelja projekta
- Čimbenici okoliša poduzeća
- Imovina organizacijskog procesa
Iako je rezultat ovoga
- Plan upravljanja troškovima.
Stvaranje procjena i obračun troškova za projekt izuzetno je presudan dio svakog upravljanja projektom. Pri izračunavanju proračuna za projekt uzimaju se razne stvari poput troškova rada, nabave potrebne opreme, materijalnih troškova itd.
Što je procjena troškova projekta?
Procjena troškova projekta definirana je kao postupak približavanja ukupnih izdataka projekta. Točnost procjene troškova ovisi o točnosti i pojedinostima opsega projekta, što je osnovna vrijednost opsega. Opseg će također definirati sva ograničenja poput datuma, resursa ili proračuna. Registar rizika pomoći će u izračunavanju vrsta procjene troškova, troškova nastalih uslijed nepredviđenih radnji i troškova napravljenih za suočavanje s rizicima.
Da biste procijenili cijenu projekta, morate kategorizirati različite vrste troškova u kategorije poput
- Trošak rada
- Trošak opreme
- Troškovi zaliha
- Putni trošak
- Trošak treninga
- Opći troškovi itd.
Tehnike korištene za procjenu troškova projekta
Za formalnu procjenu troškova projekta postoji nekoliko metoda (tehnika) koje se koriste na sljedeći način:
- Analogna procjena
Ova tehnika procjene temelji se na prosudbama stručnjaka i informacijama na temelju sličnih prethodnih projekata. Gdje se prethodno radilo, slični troškovi projekta smatraju se plus-minus 20% za postojeći projekt.
- Parametarska procjena
Podaci iz prošlosti ili zapis koriste se za procjenu troškova trenutnog projekta.
- Procjena odozdo prema gore
Nakon što definirate opseg projekta, to je najpouzdaniji oblik tehnike. U ovoj tehnici, na temelju WBS-a, procjenjujete troškove za svaki resurs ili isporučene proizvode.
Isto tako, postoje i druge metode (tehnike) koje bi mogle biti korisne za procjenu troškova poput procjene PERT-a, analize ponude dobavljača itd.
Planiranje proračuna projekta
Glavna svrha ove aktivnosti je dodijeliti i odobriti novčana sredstva potrebna za dovršetak projekta. Glavni rezultat za utvrđivanje proračuna uključuje osnovnu izvedbu troškova. Ne navodi samo koji će troškovi nastati, već i kada će nastati. Inputi za određivanje proračuna uključuju
- Procjene troškova aktivnosti
- Osnova za procjene
- Područje primjene
- Raspored projekta
- Kalendari resursa
- Ugovori
- Imovina organizacijskog procesa
Rezultat ovog postupka je
- Osnovna izvedba troškova
- Uvjeti za financiranje projekata
- Ažuriranja projektnih dokumenata
Izrada proračuna za projekt provodi se paralelno s postupkom planiranja projekata. Jako ovisi o tri komponente -
- Procjena troškova
- Trajanja zadataka
- Dodijeljeni resursi
Tijekom proračuna projekata, voditelj projekta komunicira s različitim ljudima odgovornim za upravljanje radnim naporima, kao i procjenu troškova projekta.
Koristit će razne izglede za projekt, poput strukturne analize projekta, procjene troškova, povijesnih podataka i zapisa, informacija o resursima i politika.
Bez procjene rizika postupak izrade proračuna nije dovršen. Proces procjene rizika uzima u obzir čimbenike poput nedostatka vremena, dostupnosti resursa, iskustva razvojnog tima, tehnologije koja se koristi itd. Procjena rizika može iznositi između 25 i 30 posto ukupnih troškova projekta.
Plan upravljanja kvalitetom projekta
Skupina procesa upravljanja kvalitetom sastoji se od tri procesa,
- Kvaliteta plana
Proces planiranja kvalitete uključuje utvrđivanje koje su standardne kvalitete relevantne za projekt i kako ih ispuniti. Također uključuje utvrđivanje mjernih podataka kvalitete i standardnih mjera za projektne procese, zahtjeva za usklađenost s propisima, funkcionalnosti proizvoda, dokumentacije itd.
Ulazi upravljanja kvalitetom plana uključuju
- Plan upravljanja projektom
- Registar dionika
- Registar rizika
- Dokumentacija o zahtjevima
- Čimbenici okoliša poduzeća
- Imovina organizacijskog procesa
Rezultat za upravljanje kvalitetom je
- Plan upravljanja kvalitetom
- Plan poboljšanja procesa
- Metrika kvalitete
- Kvalitetni kontrolni popisi
- Ažuriranja projektnih dokumenata
- Osiguranje kvalitete
Ova faza uključuje uglavnom dvije aktivnosti, prvo analizu kvalitete projekta i poboljšanje kvalitete projekta. To je postupak revizije zahtjeva kvalitete i rezultata mjerenja kontrole kvalitete kako bi se osiguralo održavanje standarda kvalitete tijekom cijelog postupka. Ulaz za to bit će isti kao i rezultat upravljanja kvalitetom plana, dok će
Rezultat ovog postupka bit će
- Zahtjev za promjenom
- Plan upravljanja projektom
- Ažuriranja projektnih dokumenata
- Ažuriranja imovine organizacijskog procesa
- Kontrola kvalitete
To će se provoditi radi kontrole kvalitete tijekom životnog ciklusa projekta. Definira kako se standard kvalitete može uskladiti s definiranim standardima kvalitete. Rezultat osiguranja kvalitete bit će ulaz za kontrolu kvalitete. Dok će izlaz
- Mjerenja kontrole kvalitete
- Potvrdite promjene
- Provjereni rezultati
- Informacije o radnom učinku
- Zahtjev za promjenom
- Plan upravljanja projektom
- Ažuriranja projektnih dokumenata
- Ažuriranja imovine organizacijskog procesa
Projekt Upravljanje ljudskim potencijalima
Upravljanje ljudskim resursima uključuje proces organizacije, upravljanja i vođenja projektnog tima. Sastoji se od ljudi s dodijeljenim ulogama i odgovornostima za dovršetak projekta. Uprava za ljudske resurse bavit će se s četiri procesa.
- Razviti plan ljudskih resursa : Ova faza definira uloge i odgovornosti projekta, organizacijske sheme projekata i plan upravljanja osobljem
Ulaz za ovo će
- Plan upravljanja projektom
- Zahtjevi za resursima aktivnosti
- Čimbenici okoliša poduzeća
- Imovina organizacijskog procesa
Izlaz za ovo bit će
- Plan upravljanja ljudskim resursima
- Nabavite projektni tim :
Ova faza potvrđuje dostupnost ljudskih resursa i dobivanje tima potrebnog za završetak projektnih aktivnosti. Ulaz za ovu fazu bio bi izlaz iz prethodnog koraka. Dok bi izlaz ove faze bio
- Zadaci projektnog osoblja
- Kalendari resursa
- Ažuriranja plana upravljanja projektima
- Razviti projektni tim :
U ovoj fazi, fokus je poboljšanje učinkovitosti tima, interakcija članova tima i poboljšanje ukupne izvedbe tima i projekta. Ulaz za ovu fazu bio bi izlaz iz prethodnog koraka. Iako bi izlaz za ovu fazu bio
- Procjene timskog učinka
- Ažuriranje čimbenika okoliša poduzeća
- Upravljanje projektnim timom :
Ovaj postupak uključuje praćenje izvedbe člana tima, rješavanje problema, pružanje povratnih informacija i upravljanje timom za optimizaciju izvedbe projekta. Ulaz za ovu fazu bio bi izlaz iz prethodnog koraka. Iako bi izlaz za ovu fazu bio
- Zahtjev za promjenom
- Ažuriranja plana upravljanja projektima
- Ažuriranja projektnih dokumenata
- Ažuriranje čimbenika okoliša poduzeća
- Ažuriranja imovine organizacijskog procesa
Upravljanje projektnim komunikacijama
Ovdje projektna komunikacija ne znači verbalnu međusobnu interakciju, već učinkovito prenošenje informacija povezanih s projektom s projektnim timom, dionicima, voditeljima projekata, itd. Trebala bi se baviti rizicima i procjenama, projektnim planovima, upravljanjem sastancima i radnjama, pregledima i šetnjom -kroz itd.
Ovaj segment obuhvaća uglavnom pet područja
- Komunikacija s dionicima
To je proces razvijanja pristupa za učinkovitu komunikaciju sa dionicima i razumijevanje njihovih zahtjeva. Ulaz za ovo bio bi
- Plan upravljanja projektom
- Registar dionika
- Čimbenici okoliša poduzeća
- Imovina organizacijskog procesa
Iako će izlaz za ovo biti
- Plan upravljanja komunikacijom
- Ažuriranja projektnih dokumenata
- Upravljanje komunikacijama
To je postupak spremanja, distribucije, prikupljanja i pronalaženja projektnih podataka u skladu s komunikacijskim planom. Ulaz ove faze bio bi
- Čimbenici okoliša poduzeća
- Imovina organizacijskog procesa
- Izvješća o radnom učinku
- Plan upravljanja komunikacijom
Dok bi izlaz bio
- Projektne komunikacije
- Ažuriranja plana upravljanja projektima
- Ažuriranja projektnih dokumenata
- Ažuriranja imovine organizacijskog procesa
- Upravljanje komunikacijama
To je postupak kontrole i praćenja komunikacije tijekom cijelog životnog ciklusa projekta. Ulaz za ovu fazu bio bi
- Plan upravljanja projektom
- Projektne komunikacije
- Dnevnik izdanja
- Podaci o radnom učinku
- Imovina organizacijskog procesa
Dok bi izlaz ove faze bio
- Informacije o radnom učinku
- Zahtjevi za promjenom
- Ažuriranja plana upravljanja projektima
- Ažuriranja projektnih dokumenata
- Ažuriranja organizacijskog procesa
Sažetak
Upravljanje troškovima je postupak planiranja i troškovno učinkovite kontrole projekta. Pomaže vam evidentirati i pratiti troškove nastale nakon projekta.
Da bismo vidjeli da je vaš projekt dovršen u zadanom roku i proračunu, vidjet ćemo koji čimbenik rizika treba ublažiti u sljedećem vodiču.