Upravljanje opsegom projekata: Vodič za PMP

Procesi upravljanja opsegom određuju koji se posao treba obaviti i osiguravaju da projekt uključuje samo taj posao za dovršenje projekta.

Zašto menadžeri trebaju upravljanje opsegom projekata

Bez određivanja opsega projekta ne može se procijeniti vrijeme ili trošak koji će projekt potrajati
Upravljanje opsegom gradi kontrolne procese kako bi se riješili elementi koji mogu promijeniti projekt tijekom životnog ciklusa projekta
Pomaže u izbjegavanju izazova s kojima bi se projekt mogao susresti sa svakim rastućim opsegom i neposlušnim popisom zahtjeva.

Ova faza uključuje i-

Upravljanje opsegom projekta
Upravljanje opsegom proizvoda

Proces upravljanja opsegom projekata uključuje sljedeće aktivnosti.

Postupak	Projektna skupina	Ključni rezultati
Upravljanje opsegom plana	Planiranje
Prikupiti zahtjeve	Planiranje	Potreban dokument
Definirajte opseg	Planiranje	Izjava o opsegu projekta
Stvorite WBS	Planiranje	WBS direktorij, WBS
Potvrdite opseg	Praćenje i kontrola	Isporučni podaci
Kontrolni opseg	Praćenje i kontrola	Zahtjev za promjenom

Sve to ćemo vidjeti korak po korak u nastavku: -

Upravljanje opsegom plana

Planom upravljanja opsegom utvrdit će se kako će se opseg definirati, provjeriti i kontrolirati.

Primarni ulazi	Alati i tehnike	Primarni izlazi
Preliminarna izjava o opsegu projekta
Povelja projekta	Sastanci	Planovi upravljanja zahtjevima
Plan upravljanja projektom	Stručnjak Jugment	Planovi upravljanja opsegom
Čimbenici okoliša poduzeća
Imovina organizacijskog procesa

Prikupiti zahtjeve

Tijekom ovog procesa menadžeri koriste različite tehnike i alate za prikupljanje projektnih zahtjeva od dionika. Ova je faza vrlo važna i ako se izvede tačno, šanse za pogrešku tijekom projekta bit će minimalne.

Primarni ulazi	Alati i tehnike	Primarni izlazi
Povelja projekta	Intervjui	Dokumentacija zahtjeva
Registar dionika	Fokusirane grupe	Plan upravljanja zahtjevima
	Tehnike grupne kreativnosti	Matrica sljedivosti zahtjeva
	Olakšane radionice
	ankete i upitnici
	Prototipovi
	Promatranja
	Grupne tehnike donošenja odluka

Proces definiranja opsega

Ovaj postupak jasno ukazuje na to kako projekt treba napredovati i što ne može učiniti. Tijekom ovog postupka osigurava se da projekt ostane na dobrom putu pregledom pratećih dokumenata. Rezultirajući opseg tada će spomenuti zahtjeve i očekivanja dionika.

Primarni ulazi	Alati i tehnike	Primarni izlazi
Povelja projekta	Presuda vještaka	Izjava o opsegu projekta
Dokumentacija o zahtjevima	Analiza proizvoda	Ažuriranja projektnih dokumenata
Imovina organizacijskog procesa	Alternativna identifikacija
	Olakšane radionice

Izrada WBS-a (Struktura raščlanjenog rada)

WBS omogućuje voditelju projekta i njegovom timu da visokokvalitetne projektne rezultate raščlane na manje upravljane jedinice rada koje se nazivaju radni paketi.

Primarni ulazi	Alati i tehnike	Primarni izlazi
Izjava o opsegu projekta	Raspad	WBS
Dokumentacija o zahtjevima		WBS rječnik
Imovina organizacijskog procesa		Područje primjene
		Ažuriranja projektnih dokumenata

Potvrdite opseg

Proces provjere valjanosti obuhvaća prihvaćanje klijenata. Tada klijent formalno prihvaća sve rezultate projekta. Na kraju svake faze taj se proces događa. Tijekom ovog postupka klijent daje povratne informacije o obavljenom poslu.

Primarni ulazi	Alati i tehnike	Primarni izlazi
Izjava o opsegu projekta	Inspekcija	Isporučni podaci
Plan upravljanja projektom		Zahtjev za promjenom
Matrica sljedivosti zahtjeva		Ažuriranja projektnih dokumenata
Ovjereni rezultati

Kontrola opsega

Ovaj proces ili faza uključuje praćenje statusa projekta i upravljanje promjenama opsega. Osim toga, uključuje i procjenu dodatnih zahtjeva od strane kupca ili proaktivno previđanje opsega projekta.

Primarni ulazi	Alati i tehnike	Primarni izlazi
Plan upravljanja projektom	Analiza varijance	Mjerenja radne uspješnosti
Dokumentacija o zahtjevima		Zahtjevi za promjenom
Matrica sljedivosti zahtjeva
Imovina organizacijskog procesa
Informacije o radnom učinku		Ažuriranja projektnih dokumenata

Ključne točke koje treba zapamtiti za upravljanje opsegom

Da bi se izbjeglo prekoračenje troškova i klizanje rasporeda, opseg mora biti potpun i točan.
Potrebno je jasno definirati opseg kako bi se izbjegao nepotreban rad i zabuna
Dokument o opsegu treba dijeliti sa svim dionicima kako bi se izbjegle pogreške u dizajnu i zahtjevima
Dobra praksa za upravljanje opsegom je da dokument opsega mora ostati nepromijenjen za vrijeme trajanja projekta

Sažetak :

Upravljanje opsegom koristi se za određivanje načina upravljanja ostatkom procesa planiranja opsega.

Ključni aspekt ove faze