Dostupne su razne standardne vrste korespondencije poput ispisa računa, izvoda računa itd. Također se mogu stvoriti prilagođene vrste korespondencije.
Dopisi se mogu kreirati u vrijeme obrade određene poslovne transakcije ili u kasnijoj fazi za već kreirana knjiženja transakcija.
Dopis se može poslati kupcu / dobavljaču u raznim formatima poput e-pošte i faksa. Korespondencija je u osnovi pisma itd. Koja se šalje iz SAP-a dobavljaču / kupcu itd.
Korespondencija se može kreirati pojedinačno ili kolektivno, ad-hoc ili putem automatiziranog skupnog posla.
U ovom vodiču naučit ćete-
- Vrste dopisivanja
- Dopisne konfiguracije
- Dopisivanje generacija
- Dopisno tiskanje
- Dopisivanje putem e-pošte
Vrste dopisivanja
Slijedi primjer različitih standardnih vrsta korespondencije, koje se mogu kopirati kako bi se stvorio određeni prilagođeni obrazac, program itd.
| Vrsta dopisivanja | Opis dopisivanja | Program ispisa | Potrebni podaci | Uzorak standardnog obrasca SAP skripte |
|---|---|---|---|---|
| SAP01 | Obavijesti o plaćanju | RFKORD00 | Broj dokumenta | F140_PAY_CONF_01 |
| SAP06 | Izvodi na računu | RFKORD10 | Broj i datum računa | F140_ACC_STAT_01 |
| SAP07 | Izvještaji o mjenicama | RFKORD20 | Broj dokumenta | F140_BILL_CHA_01 |
| SAP09 | Interni dokumenti | RFKORD30 | Broj dokumenta | F140_INT_DOCU_01 |
| SAP10 | Pojedina slova | RFKORD40 | Broj računa | F140_IND_TEXT_01 |
| SAP11 | Izvodi iz dokumenata | RFKORD50 | Broj dokumenta | F140_DOCU_EXC_01 |
| SAP13 | Izjave kupaca | RFKORD11 | Broj i datum kupca | F140_CUS_STAT_01 |
Dopisne konfiguracije
Konfiguriranje korespondencije u SAP-u može se izvršiti u sljedećim koracima u nastavku
Korak 1) Definirajte vrstu korespondencije
Put: - SPRO> Financijsko računovodstvo (novo)> Potraživanja i računi> Računi kupaca> Stavke> Korespondencija> Izrada i provjera postavki korespondencije> Definiranje vrsta korespondencije
Šifra transakcije: - OB77
Ovdje su dostupni različiti tipovi SAP standardne korespondencije. Također možete stvoriti svoje prilagođene vrste korespondencije. Možete odrediti koji su podaci potrebni za generiranje korespondencije, npr. Za izvod računa možete navesti da je glavni klijent / dobavljač potreban za izvod. Također, možete odrediti parametre datuma i tekst koji će se pojaviti za odabir datuma.
Korak 2) Dodijelite program dopisnom tipu
Put: -SPRO> Financijsko računovodstvo (novo)> Potraživanja i računi> Računi kupaca> Stavke> Korespondencija> Izrada i provjera postavki korespondencije> Dodjela programa za vrste korespondencije
Šifra transakcije: - OB78
Ovdje morate povezati program generatora korespondencije s tipom korespondencije. Također možete odrediti različite programe za različite kodove tvrtki. (Također, ovdje možete odrediti zadanu varijantu za izvršavanje programa. Takvu varijantu možete stvoriti iz transakcije SE38 / SA38 za program.)
Također možete stvoriti vlastiti prilagođeni program kao kopiju standardnog programa i možete napraviti odgovarajuće promjene kako biste zadovoljili bilo koju specifičnu potrebu vašeg klijenta.
Korak 3) Odredite funkcije poziva za tip dopisivanja
Put: -SPRO> Financijsko računovodstvo (novo)> Potraživanja i računi> Računi kupaca> Stavke> Korespondencija> Izrada i provjera postavki korespondencije> Određivanje poziva
Šifra transakcije: - OB79
Ovdje morate navesti da u kojem trenutku možete generirati određenu vrstu korespondencije. Također možete odrediti drugačiju postavku za različite kodove tvrtki. Dostupne su razne mogućnosti: -
- U vrijeme unosa dokumenta (npr. FB50, FB60, itd.)
- U vrijeme knjiženja plaćanja (npr. F-28, F-26, itd.)
- U vrijeme prikaza ili promjene dokumenta (npr. FB02, FB03 itd.)
- U vrijeme prikaza računa (npr. FBL1N, FBL5N itd.)
Korak 4) Dodijelite obrazac za dopisivanje programu za dopisivanje
Put: -SPRO> Financijsko računovodstvo (novo)> Potraživanja i računi> Računi kupaca> Korespondencija stavki retka> Izrada i provjera postavki za korespondenciju> Definiranje naziva obrazaca za ispis korespondencije
Šifra transakcije: - OB96
Ovdje morate navesti koje će definicije obrazaca koristiti program za dopisni ispis. Također možete odrediti drugačiju postavku za različite kodove tvrtki. (Obrazac SAP skripte definiran je pomoću transakcije SE71 , gdje su različiti podaci uređeni u izlaznom formatu da bi se obradili. Ovaj obrazac SAP skripte definira izgled u izlazu.)
Također možete koristiti dvoznamenkaste ID-ove obrazaca pomoću kojih možete pozivati različite obrasce za različite ID-ove obrazaca u istom kodu tvrtke.
ID ovog obrasca može se dati na zaslonu za odabir programa za ispis koji generira korespondenciju. Za vrstu dopisivanja možete istovremeno odabrati samo jedan ID obrasca. Možete stvoriti više vrsta korespondencije, pokrećući različite ID-ove obrazaca.
Korak 5) Definirajte podatke o pošiljatelju za dopisivanje
Put: -SPRO> Financijsko računovodstvo (novo)> Potraživanja i računi> Računi kupaca> Stavke> Korespondencija> Izrada i provjera postavki za korespondenciju> Definiranje podataka o pošiljatelju za obrazac za korespondenciju
Šifra transakcije: - OBB1
Ovdje možete povezati detalje za zaglavlje, podnožje, potpis i pošiljatelja. Ovaj se tekst definira pomoću transakcije SO10 s ID-om teksta kao što je gore povezano (npr. ADRS). Također možete odrediti drugačiju postavku za različite kodove tvrtki. (Također se može definirati dvoznamenkasta varijanta pošiljatelja koju možete dati parametrima za odabir programa za ispis. To će omogućiti različite pojedinosti o pošiljatelju unutar iste šifre tvrtke.)
Korak 6) Definirajte varijante sortiranja za korespondenciju
Put: -SPRO> Financijsko računovodstvo (novo)> Potraživanja i računi> Računi kupaca> Stavke> Korespondencija> Izrada i provjera postavki korespondencije> Definiranje varijanti sortiranja za korespondenciju
Šifra transakcije: - O7S4
Ovdje možete odrediti kojim redoslijedom će se generirati dopisna pisma. Npr. Ako generirate izvod računa za više dobavljača, tada će se dobavljači sortirati ovim redoslijedom, a zatim će se generirati pismo. Ova varijanta sortiranja može se dati na zaslonu za odabir programa za ispis koji generira korespondenciju.
Korak 7) U korespondenciji definirajte varijante sortiranja za stavke retka
Put: -SPRO> Financijsko računovodstvo (novo)> Potraživanja i računi> Računi kupaca> Stavke> Korespondencija> Izrada i provjera postavki korespondencije> Definiranje varijanti sortiranja za stavke retka
Šifra transakcije: - O7S6
Ovdje možete odrediti kojim redoslijedom će se različite stavke retka pojavljivati u dopisnim slovima. Npr. Ako izvod računa dobavljača ima više računa, tada će se računi sortirati ovim redoslijedom, a zatim će se generirati pismo.
Ova varijanta sortiranja može se dati na zaslonu za odabir programa za ispis koji generira korespondenciju.
Dopisivanje generacija
Kao što je ranije prikazano, također tijekom konfiguriranja točke poziva, dopisivanje se može generirati u donjem trenutku: -
- U vrijeme unosa dokumenta (npr. FB50, FB60, itd.)
- U vrijeme knjiženja plaćanja (npr. F-28, F-26, itd.)
- U vrijeme prikaza ili promjene dokumenta (npr. FB02, FB03 itd.)
- U vrijeme prikaza računa (npr. FBL1N, FBL5N itd.)
Korespondencija se može generirati za određeni dokument ili za račun dobavljača / kupaca. Naredni dijapozitivi objasnit će stvaranje korespondencije na različite načine i njezin ispis.
Generiranje korespondencije (metoda A): -
Korespondencija se može generirati dok izrađujete, mijenjate ili prikazujete dokument.
Za ovo idite na Okoliš> Korespondencija i odaberite relevantnu vrstu korespondencije, npr. Pogledajte donji zaslon u stvaranju računa za kupce FB70 :
Slično tome, možete stvoriti korespondenciju iz prikaza dokumenta / promjene iz transakcije, kao u FB02 / FB03 / FBl1N / FLB5N itd.
Generiranje korespondencije (metoda B)
Za postojeće računovodstvene dokumente možete koristiti šifru transakcije FB12 .
Nakon unosa šifre tvrtke, tražit će vrstu dopisivanja. Odaberite vrstu korespondencije i zatražit će se da unesete broj dokumenta / broj računa. itd. na temelju postavke vrste korespondencije. Nakon toga se traži dopisivanje.
Izrada korespondencije (metoda C)
Iz transakcije F.27 možete generirati korespondenciju (Izvod na računu) za dobavljače / kupce.
Ovdje "Pokazatelj u glavnom zapisu", navedena vrijednost trebala bi se podudarati s vrijednošću navedenom u matičnim podacima kupca / dobavljača> Šifra tvrtke> Korespondencija.
Ako označite potvrdni okvir "Pojedinačni zahtjev", ako isti dobavljač / kupac ima stavke retka u više kodova poduzeća, tada će se za svaki kod tvrtke generirati zasebna izjava.
Dopisno tiskanje
Dopisni tisak (metoda A): -
Koristite šifru transakcije F.61 za ispis odgovarajuće vrste korespondencije koja je već generirana. Po izvršenju, jednostavno će ispisati korespondenciju (ako je konfigurirana e-pošta / faks, itd., Izlaz će se generirati u tom formatu)
Dopisni tisak (metoda B): -
Iz transakcije F.64 možete vidjeti generirano dopisno pismo (Spool) i možete ga ispisati. (Razlika od F.61 je u tome što u F.64 možete raditi i druge operacije (poput brisanja, pregleda ispisa itd.) Za već generirani zahtjev za dopisivanje.)
Generirani kalem može se vidjeti i ispisati iz transakcije SP02 ili zahtjeva Sustav> Vlastiti kalem .
Dopisivanje putem e-pošte
Održavajte adresu e-pošte u postavci u masteru kupca / dobavljača> Opći podaci> Kartica adrese> Komunikacija i odaberite način komunikacije kao e-poštu.
Id e-pošte također održavajte u matičnoj kartici kupca / dobavljača> Podaci o kodu tvrtke> kartica Dopisništvo.
Tada će se korespondencija za ovog kupca / dobavljača generirati u formatu e-pošte umjesto ispisa (uzimajući u obzir postavku izlaza korisnika napravljenu za određivanje načina komunikacije u izlazu korisnika navedenu na sljedećem slajdu.)
(Napomena: Slično tome, možete postaviti postavke za izlaz faksa odabirom standardne komunikacije kao FAX i održavanjem broja faksa.)
Ovaj je članak napisao Manisha Singh